PDF- und Print-Automatisierung
Rundbriefe
Comundo
Als spendenfinanzierte Non-Profit-Organisation mit Sitz in Luzern, leistet Comundo mit über hundert Fachleuten im weltweiten Einsatz einen wichtigen Beitrag zur Erreichung der nachhaltigen Entwicklungsziele der UNO.
Die Comundo-Fachleute engagieren sich vor Ort für Bildung, Gesundheit, Einkommens- und Ernährungssicherung, Menschenrechte und Klimaschutz.
Unsere Aufgabe
In Spenden-Rundbriefen, welche bis anhin im Word erstellt wurden, informieren die Fachleute regelmässig über Ihre Projekte und deren Begebenheiten. Im Auftrag von Brunner Medien, war es unsere Aufgabe, den Erstellungsprozess eines Rundbriefs zu optimieren und die PDF-Erzeugung CI/CD-konform zu automatisieren. Dafür galt es die bereits bestehende Pimcore®-Webplattform von Brunner Medien und die bestehenden Projektdaten zu nutzen.
Ausgangslage
Die Comundo-Mitarbeiter erstellen regelmässig Rundbriefe, in welchen Sie zeitnah über ihre aktuellen Projekte berichten. Bis anhin wurde dies von Hand mittels Wordvorlagen gemacht. Der Entwurf ging per E-Mail an einen Korrektor und kam auf diesem Weg wieder zurück. Danach wurde manuell ein PDF erstellt und veröffentlicht.
Sämtliche Daten der Projekte und Fachpersonen, sowie das Bildmaterial werden bereits im Pimcore®-Backend im PIM/DAM-Bereich abgelegt. Auf der Webseite werden diese Daten in einer Projektübersicht automatisch ausgespielt.
Nachteile fehlender Automatisierung
- zeitaufwändig und fehleranfällig
- kein einheitlicher Workflow für die PDF-Erstellung, wie auch für den Korrekturprozess
- keine zentralisierten Bild- und Textdaten für Web und Print (Duplikate, Versionskonflikte)
- Einhaltung von CI/CD ist schwer sicherzustellen
- Mehrsprachigkeit ist aufwändig (DE, EN, IT, ES, FR)
Umsetzung und Lösung
Seitenvorlagen
Wir haben Templates programmiert, welche innerhalb von Pimcore® als Druckseiten mit dynamischen, wie auch statischen Inhalten befüllt werden können. Diese Vorlagen ersetzen die bestehenden Word-Dokumente und bieten viel Flexibilität, danke verschiedener Bausteine, die auf die Inhaltsseiten gezogen werden können. Das CI/CD kann durch diese Layoutvorlagen gut eingehalten werden.
Anbindung bestehender Daten
Strukturierte Projekt- und Mitarbeiterdaten, die bereits von den Comundo-Fachleuten für die Ausgabe auf dem Webportal erfasst wurden, können nun für den neuen Ausgabekanal (Print) mitgenutzt werden. Die Zuweisung geschieht mittels «Drag & Drop» der entsprechenden Datenobjekte in Pimcore®.
PDF-Erstellung
Die Erstellung eines Rundbriefs wurde als Workflow in Pimcore® integriert und automatisiert. Um Druckdaten zu generieren, verwenden wir PDFreactor. Die Generierung der sprachspezifischen PDFs geschieht per Knopfdruck im Adminbereich.
QR-Code-Generierung
Auf der letzten Seite des Rundbriefs wird ein dynamisch generierter QR-Code eingefügt. Dieser führt auf die Landingpage des Projekts.
Workflow
Der Korrekturprozess wurde automatisiert und in Pimcore® integriert. Sobald der Rundbrief erstellt ist, wird ein E-Mail an die Redaktion ausgelöst. Der Redaktor gelangt über einen Link direkt zum Bearbeitungsmodus. Sobald alle Korrekturen durchgeführt sind, kann der Rundbrief freigegeben werden. Die Fachperson wird per E-Mail informiert. Der Rundbrief wird auf der Webseite automatisch veröffentlicht. Die PDF-Druckdaten stehen zum Download bereit.